Berkomunikasi

MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON

A.      Etika Bertelepon

Yang harus diperhatikan secara umum:

1. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering
2. Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
3. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
4. Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak
5. Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangkan
6. Bertanya dengan bijaksana
7. Mencatat pesan atau pembicaraan
8. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
9. Meletakan gagang telepon dengan pelan

Yang harus diperhatikan secara khusus:

1. Menggunakan bahasa resmi, terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon
2. Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon
3. Tidak berbicara sambil makan
4. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
5. Tidak berbicara dengan nada kasar
6. Janganlah berbicara dengan nada memerintah
7. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama
8. Tidak mentransfer berkali-kali, apalagi ditransfer ke alamat yang keliru
9. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah
10. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon
11. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls)
12. Hal umum dalam menerima telepon

B.      Cara Menangani Telepon

1)      Angkat sesegera mungkin

2)      Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung

3)      Gunakan bahasa resmi

4)      Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat, secepatnya dihubungkan kepada yang dituju

5)      Apabila telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah

6)      Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal yang harus diperhatikan. Tanyakan dulu identitas penelepon

7)      Bersikap sopan, ramah, hangat dan akrab

Hal khusus dalam menerima telepon

1)      Angkat gagang telepon dengan tangan kiri

2)      Menyampaikan salam

3)      Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan

4)      Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon

5)      Bila penelepon kurang jelas, jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan

6)      Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya

7)      Usahakanlah menerima telepon dengan semangat

8)      Jika penelepon tidak ramah, tanganilah dengan cara profesional

9)      Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon

10)   Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas

11)   Menyebut nama penelepon dengan tepat

Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C)

1)      Caring

Memerhatikan, mendengarkan, dan mencatat masalah konsumen atau penelepon

2)      Commited

Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi

         

Komunikasi Melalui Telepon

1. Pengertian dan Kegunaan Telekomunikasi

    Telekomunikasi berasal dari dua kata, yaitu tele yang berarti jarak jauh dan komunikasi yang berarti hubungan. Telekomunikasi dilakukan antara dua orang atau lebih yang berhubungan secara berjauhan dengan menggunakan media telekomunikasi elektronik. Media komunikasi antara lain : Telepon, Faksimil,dll
Di dalam komuniksai melalui telepon tentunya kita harus tahu tentang etika bertelepon.Adapun Etika Bertelepon yang harus diperhatikan secara umum  yaitu :

• Mengangkat dengan segera jika ada telepon berdering 
• Memperkenalkan diri terlebih dahulu jika menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
• Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
• Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak
• Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan
• Bertanya dengn bijaksana'Mencatat pesan atau pembicaraan
• Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
• meletakkan gagang telepon dengan pelan 

Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara khusus, yaitu :

• Sebaiknya menggunakan bahasa resmi
• Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
• Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen
• Berbicara tidak banyak basa - basi
• Tidak bebicara dengan nada kasar apalagi membentak
• Janganlah berbicara dengan nada memerintah
• Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya mendengar bunyi musik
• Tidak mentransfer berkali - kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru
• Nada intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah
• Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon

Cara menangani telepon ada dua macam, yaitu :

1. Respon untuk panggilan ( incoming calls )
2. Melakukan panggilan ( Outgoing calls )

Hal - hal yang harus di perhatikan Ketika menerima telepon :

1. Begitu bel telepon berdering, segera angkatlah telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan meraih alat tulis serta Lembar Pesan Telepon untuk mengadakan persiapan, barangkali ada pesan atau hal yang akan ditanyakan.
2. Menjawab telepon hendaknya secara cepat, singkat, jelas dan hormat, dengan terlebih dahulu memberikan ucapan salam penghormatan, serta berikan identitas, maksudnya katakan dimana telepon diterima dengan cara mengucapkan selamat ( pagi / siang ), menyebutkan nama kantor, atau nomor telepon dimana seseorang berada
3. Memberikan penjelasan dengan tepat dan sopan, jika :

• Penelepon salah sambung
• Penelepon ingin berbicara dengan orang yang sedang tidak ada di tempat 
• Penelepon perlu menelepon nomor lain / orang lain